Interested to see more ESG reports, click here for a free login to the ESG Register.

Pondres

Formal name
Pondres Direct Mail B.V.
CoC Number
18031585
Sector
C18 - Printing and reproduction of recorded media

Organisatie

Over Pondres

Pondres is jouw partner voor unieke, effectieve klantcommunicatie en distributie. Onze expertise ligt op klantgerichte omnichannel communicatie, digitale transformatie en fulfilment.

Visie

We maken klantcommunicatie eenvoudig en toegankelijk met onze innovatieve oplossingen.

Missie

Samen maken wij persoonlijke en relevante communicatie die jouw klanten raakt.

Kernwaarden

Passie, leren en samenwerken.

MVO-verklaring

Visie op MVO

Pondres streeft naar duurzame relaties met alle stakeholders waarbij missie en visie richtinggegevend zijn voor de duurzame bedrijfsvoering van Pondres.
We zijn ons bewust van de verantwoordelijkheden die we hebben op het gebied van werkgelegenheid, arbeidsomstandigheden en milieu. Continuïteit van de bedrijfsvoering, kwaliteit, goede arbeidsomstandigheden en preventie van milieubelasting zijn voor Pondres onlosmakelijk met elkaar verbonden. Pondres is een erkend leerbedrijf, begeleidt elk jaar een aantal stagiaires en heeft structureel aandacht voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt.

De gedragscode voor medewerkers is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. Voor iedere nieuwe medewerker wordt een inwerkprogramma opgezet waarin een aantal aspecten uit de gedragscode, informatieveiligheid, milieu en kwaliteit worden besproken. Daarnaast wordt op ad hoc basis in werkoverleggen en afdelingsbesprekingen specifieke onderwerpen of wijzigingen besproken.

Bedrijfsdetails

Scope voor dit rapport

Advies over en uitvoering van omnichannel klantcommunicatie en fulfilment door Pondres Direct Mail B.V. (Kamer van Koophandel 18031585) gevestigd in Nederland.

Bedrijven in scope

 
Pondres Direct Mail B.V. (KvK nummer: 18031585)
Aantal FTE in scope
101

Eigendomsstructuur

Private onderneming

Contactpersoon voor bedrijf

 
Bram van den Hout
 
Bram.van.den.hout@pondres.nl
 
+31 (0) 88 94 94 128
Bedrijfswebsite
www.pondres.nl
MVO website
https://www.pondres.nl/over-ons/onze-zes-zekerheden/maatschappelijk-betrokken/
Emailadres voor informatie
info@pondres.nl

Bezoekadres

 
Kraaivenstraat 19
 
5048 AB Tilburg
 
Noord-Brabant
 
Netherlands

MVO programma

Management aanpak

Core Subject Milieu

Reductie energiegebruik en duurzame energie

Ambitie

Pondres wil bijdragen aan reductie van energieverbruik door aanschaf energie-efficiënte machines, hybride wagenpark en in de toekomst door verduurzaming van het pand.

Doelen

Hybride wagens

Elk te vervangen wagen wordt vervangen door minimaal een hybride wagen met maximale uitstoot van 106 gr CO2/km. In de toekomst wil Pondres naar een volledige elektrisch aangedreven wagenpark.

CO2 footprint

Streven is elk jaar een vermindering van de CO2 footprint van 5% gemeten in ton CO2/FTE ten opzichte van het voorgaande jaar te realiseren.

Verbruiksartikelen en verpakkingen

Ambitie

Pondres streeft naar zo efficiënt mogelijke productieproces, gericht op minimalisering van papier- en inktafval en reductie van energiegebruik onder andere door aanpassingen in het machinepark en het creëren van awareness bij de medewerkers.

Core Subject Arbeidspraktijk

Gezondheid en veiligheid op het werk

Ambitie

Als goed werkgever wil Pondres een veilige en gezonde werkomgeving voor haar medewerkers creëren.

Doelen

PMO

Momenteel wordt onderzocht op welke manier het PMO actiever kan worden aangeboden.

Bedrijfsongevallen

We streven naar 0 bedrijfsongevallen.

Ziekteverzuim

Doelstelling voor het ziekte verzuim voor 2022 is 3.0%

Milieuincidenten

We streven naar 0 milieu incidenten

Uitvoeren RI&E

Uitvoeren van de Risico Evaluatie & Inventarisatie in 2021

Ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid personeel

Ambitie

Pondres streeft naar duurzame inzetbaarheid en biedt medewerkers de mogelijkheid zich op professioneel en persoonlijk vlak te ontwikkelen door middel van een goed geborgde beoordelingscyclus, het periodiek bespreken van functioneren van medewerkers wat resulteert in een potentieel matrix, het opstellen en uitvoeren van persoonlijke ontwikkelplannen en de Pondres Academy.

Core Subject Mensenrechten

Werk voor kwetsbare groepen (social return)

Ambitie

Pondres heeft aandacht voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en biedt kansen om binnen de organisatie een baan te vinden. Een tweede aspect is dat Pondres inkoop streeft naar uitbestedingen te doen bij organisaties waar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken. Ten derde streeft Pondres naar samenwerking met hogescholen en biedt daartoe stageplaatsen aan.

Doelen

Werk voor kwetsbare groepen

Uiterlijk 31 december 2021 10 personen met afstand tot de arbeidsmarkt baan aanbieden.

Stageplaatsen

Het aanbieden van tenminste 5 stageplaatsen MBO/HBO per jaar

Uitbesteed werk

50% van het uit te besteden handling werk uitbesteden aan sociale werkvoorzieningen.

Review ambities

Pondres heeft twee van de drie doelstellingen weten te realiseren. Het bieden van werk aan kwetsbare groepen en het aantal stageplaatsen is behaald. Uitbesteden van werk aan sociale werkvoorzieningen is slechts deels gerealiseerd vanwege geen daarvoor geschikte opdrachten.

Prioriteit voor verbetering
Nee

Core Subject Eerlijk zakendoen

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Ambitie

Pondres laat voor alle preferred suppliers duurzaamheid meewegen in haar inkoopbesluiten.

Doelen

100% FSC/PEFC

Continue doelstelling: Alle papier dient FSC/PEFC te zijn

Inzicht in duurzaamheid leveranciers

Pondres streeft ernaar in 2022 van leveranciers de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid in kaart te brengen.

Gedragscode

Pondres streeft naar 60% ondertekening van de gedragscode door leveranciers per 31-12-2022 t.o.v. 32% nu.

Core Subject Consumentenbelangen

Privacy en bescherming van klantgegevens

Ambitie

Pondres streeft naar een veilige en betrouwbare omgeving waar passende maatregelen genomen zijn om de privacy van de data van de klant en van de medewerkers te beschermen. Pondres wil voldoen aan ISO27001 en de AVG.

Doelen

Beveiligingsincidenten

In 2022 willen we het aantal Datalekken met 10% verminderen t.o.v. 2020.

(Sub)verwerkersovereenkomsten

Streven is 100% van de getekende overeenkomsten binnen één maand na opdracht een verwerkersovereenkomst voor te leggen.

Introductietraining Informatiebeveiliging

In 2022 willen we alle nieuwe medewerkers binnen 2 maanden na indiensttreding trainen en toetsen op informatiebeveiliging.

Beleid

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden van Pondres zijn vastgelegd in het Arbeidsvoorwaardenhandboek.

Beoordeling leveranciers

Leveranciersbeoordelingen worden elk jaar uitgevoerd onder de grotere leveranciers. De initiële keuze voor grotere leveranciers vindt plaats via de Scorecard waarin naast een eerste indruk m.b.t. het MVO-verhaal wordt gecheckt welke certificeringen een organisatie heeft en dan met name ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001.
Inmiddels is ook een Gedragscode voor leveranciers opgesteld. In mei 2021 is dit geïntroduceerd richting de leveranciers.

Code of conduct Suppliers

Medio 2021 is een gedragscode voor leveranciers opgesteld en verspreid naar alle leveranciers. Men is gevraagd zich hieraan te confirmeren door deze te ondertekenen. In de leveranciersbeoordeling 2022 zal hier op gecontroleerd worden en gevraagd worden om een toelichting indien niet ondertekend is.

Hardening beleid-MBSA

Beleid met betrekking tot de beveiliging van virtuele servers van Pondres.
De IT support monitoort maandelijks de recommended Microsoft standard settings met de werkelijke settings. Momenteel wordt gezocht naar een opvolger voor MBSA.

Informatiebeveiligingsbeleid

Dagelijks verwerken wij grote hoeveelheden data voor onze klanten. Deze informatie moeten we vertrouwelijk behandelen. Pondres wil een hoog beveiligingsniveau kunnen garanderen zodat onze klanten hun informatie met een gerust hart aan ons kunnen toevertrouwen. Data, ondersteunende processen, systemen en netwerken maar ook individuele werkplekken zijn belangrijke bedrijfsmiddelen voor Pondres.
De borging van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van data is van essentieel belang voor de dienstverlening van Pondres. In toenemende mate wordt dit ook gekaderd door veranderingen in wet- en regelgeving.
Pondres heeft een Informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) volgens de norm ISO 27001. Hierin hebben we vastgelegd hoe we gezamenlijk omgaan met informatie over ons bedrijf en van onze klanten. We willen deze informatie beschermen tegen onbedoeld gebruik. Van de medewerkers wordt verwacht dat zij hier actief in bijdragen.

Protocol ongewenste omgangsvormen

De directie en de ondernemingsraad streven naar een gezond werkklimaat waarin iedereen tot zijn recht kan komen en elkaars integriteit respecteert. In een dergelijk goed en stimulerend werkklimaat behoren collegialiteit, respect en aandacht voor de ander tot de normale omgangsvormen en wordt op ongewenst gedrag door eigen collega’s ten opzichte van andere collega’s alert gereageerd. Ongepast en ongewenst
gedrag zoals seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie op welk niveau dan ook staat haaks op de cultuur die Pondres nastreeft en dit wordt binnen Pondres niet getolereerd. Daarom voert Pondres een actief beleid dat gericht is op het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen en kwetsend gedrag.

Screeningsprocedure

Er is een screeningsprocedure aan de hand waarvan alle medewerkers, flexkrachten, ingehuurde medewerkers en monteurs worden getoetst.

Standaard introductieschema voor alle medewerkers

Er is een standaard introductieschema met individuele kennismakingen binnen het bedrijf en groepssessies voor informatiebeveiliging en facilitaire zaken. Eind 2019 heeft een stagiaire HR de procedure praktischer gemaakt. Implementatie van het nieuwe onboardingsproces vindt eind 2020 plaats.

VOG voor alle medewerkers en leveranciers

Vanaf 1 juli 2017 dienen niet alleen medewerkers en flexkrachten maar ook leveranciers, monteurs en ingehuurde personen die onze bedrijfsruimten betreden, in het bezit te zijn van een VOG.

Zes zekerheden van Pondres

Ook in ons commercieel beleid zijn MVO-waarden verweven. Zo zijn twee van de zes zekerheden hier direct aan gerelateerd:
- maatschappelijk betrokken
- veilig en data secure

Maatregelen

Aanbieden van stageplaatsen

Pondres stelt voor studenten MBO en HBO stageplaatsen beschikbaar.
Daarnaast werkt Pondres met een studentenpool voor het werken op de afdeling Fulfilment in de avonden, weekenden en vakanties.

Ondanks corona heeft Pondres toch een aantal stageplaatsen open gesteld:
In 2020: 3 stageplaatsen
In 2021: 5 stageplaatsen

Creëren van de mogelijkheden bij Pondres onder potentieel toekomstige werknemers uit Tilburg en omgeving.

Afvalscheiding en recycling programma

Pondres scheidt de afvalstromen in 12 verschillende stromen:
1. Papier waaronder speciaal gescheiden vertrouwelijk papier
2. Folie
3. Lege tonercartridges
4. Hout (gescheiden in afgekeurde blanke (Hallmark) platen, restpallets, Houtafval, gepersonaliseerde platen)
5. Klein chemisch afval
6. Metaal
7. Voedsel
8. Digitale informatiedragers
9. Ricoh consumables
10. Xerox consumables
11. Lege inktverpakkingen en vervuilde inktdoekjes
12. Restafval
Daar waar beschikbaar wordt gebruik gemaakt van recycling programma's van de leveranciers of gespecialiseerde bedrijven of wordt hergebruikt binnen Pondres. De hoeveelheid restafval wordt daarmee beperkt tot een minimum.

Circulair ondernemen is belangrijk voor onze toekomst. De scheiding van de afvalstromen en het recycling programma levert daar een belangrijke bijdrage aan. Op basis van de facturen van leveranciers krijgen we steeds meer inzicht in de volumes van de diverse stromen.

De instructie Afvalstromen is recent herschreven en heeft een verdiepingsslag gekregen. De afvalstromen hout en voedsel (Hallmark / gepersonaliseerd) zijn toegevoegd, omdat we hierbij ook te maken hebben met de strengere AVG regelgeving.
Feitelijk hebben we nu alle afvalstromen in één overzichtelijk document samengevoegd.

Bedrijfsfruit

Sinds 2018 worden tweemaal per week dozen met bedrijfsfruit aangevuld voor gebruik door medewerkers en bezoekers.

Tevreden en gezonde medewerkers. Stimuleren goede levensstijl.

CO2 footprint

Pondres heeft in 2018 voor de eerste keer een CO2 footprint van het bedrijf over 2017 berekend. Daaraan is in 2019 en 2020 een vervolg gegeven over 2018 resp. 2019.
Genomen maatregelen:
- Lease auto's waarvan het lease contract afloopt, worden vervangen door hybride auto's of elektrisch.
- Schouwing hele bedrijf op apparatuur welke na werktijd energie verbruiken (bv standby computers en machines, luchtverversing, verlichting)
Genomen maatregelen 2019/2020:
- Vervanging van de buitenverlichting met LED verlichting.
- Vervanging van een compressor voor de perslucht van de machines.
- Vervangen verlichting algemene ruimten door LED verlichting.

In 2017 heeft Pondres 5,35 ton CO2/FTE uitgestoten.
In 2018 heeft Pondres 5,30 ton CO2/FTE uitgestoten.
In 2019 heeft Pondres 4.26 ton CO2/FTE uitgestoten.
Een significante verbetering ten opzichte van 2018. De totale uitstoot CO2 is in 2019 verminderd met 7,6% ten opzichte van 2018. Gemeten per FTE is het verschil nog groter (-20%). Dit wordt veroorzaakt door een toename van het aantal FTE (119 naar 150). Op alle aspecten gas/elektra/vliegreizen/bedrijfsauto's is een vermindering van de uitstoot gerealiseerd.

Camerabeveiliging (bedrijfs)terrein

Het industrieterrein is sinds mei 2017 uitgerust met een het gehele terrein dekkend cameratoezicht. De beelden worden ook in de nachtelijke uren uitgekeken door een toezichtruimte. Daarnaast vindt in de nachtelijke uren ook surveillance plaats.
Op eigen terrein zijn ook diverse camera's geïnstalleerd.
In 2020 is het aantal camera's binnen en buiten Pondres uitgebreid.

Verhoogde veiligheid door preventieve werking. In oktober 2017 heeft de samenwerking Vitaal Tilburg de Wel-zo-veilig award ontvangen voor de pro-actieve samenwerking met als resultaat veiligere en schonere bedrijventerreinen binnen Tilburg waaronder het Bedrijven terrein waar Pondres is gevestigd. In 2019 heeft een nieuwe audit plaatsgevonden en is een actueel certificaat uitgereikt dat geldig is tot mei 2022.

Creëren afgeschermd plaats voor accu-oplaadstations

Er is een fysieke afscherming aangebracht tussen productie en acculaadstations waardoor de veiligheid verder is geoptimaliseerd.
In dit plan zijn ook fysieke beveiligingen meegenomen voor oogdouches en stortdouche.

Met deze maatregelen streven we ernaar ongevallen met deze apparatuur te voorkomen.

Customer Advisory Board

In 2019 is Pondres gestart met de Customer Advisory Board.
De aanwezigen gaven aan met name het bewustzijn m.b.t. mileu en duurzaamheid met hun producten te willen stimuleren. Zeker in het voorjaar van 2020 kwamen de digitale kanaal kansen ter sprake. Het onderhouden van relaties vindt steeds vaker op afstand plaats, met als gevolg een vermindering van reistijd hetgeen weer een positief effect op ons milieu heeft.
Met name de grote klanten met een publieke reputatie willen hun afnemers milieuvriendelijke producten aanbieden. Denk bij voorbeeld aan een papieren wikkel in plaats van verpakking in folie. Als kennisdrager van inpakken en verzenden kan Pondres de expertise op dit gebied met klanten proactief delen.

Duurzaamheid is in deze meetings met klanten altijd een onderwerp van gesprek. Op deze manier prikkelen onze klanten ons om met ideeën te blijven komen.

Naast het delen van informatie over strategie en dienstverlening, wordt de deelnemers ook uitdrukkelijk gevraagd naar aanbevelingen en wensen waaronder ook duurzaamheids- en milieuaspecten.

Data protectie

Expert Privacy: CIPP/E gecertificeerd
Sinds 2018 zijn er AVG sessies voor sales, order medewerkers en directie.
Sinds 2017 is dataprotectie als onderwerp toegevoegd aan inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Medewerkers worden hierop ook getoetst.

Met betrekking tot IT leveranciers en subverwerkers streven we ernaar dat iedereen ISO 27001 en AVG compliant is.
Sinds 2017 worden met alle leveranciers waarmee persoonsgegevens worden uitgewisseld een (sub-)verwerkingsovereenkomst afgesloten. Daarnaast wordt gevraagd naar hun ISO 27001 certificaat en verklaring van toepasselijkheid.

Van januari t/m mei 2018, voorafgaand aan de invoering van de AVG, hebben alle sales, account support medewerkers en directieleden een AVG training gevolgd en sindsdien hebben 82 van de huidige medewerkers een training informatiebeveiliging gevolgd waarin opgenomen de AVG. Alle nieuwe medewerkers dienen verplicht een awareness training informatiebeveiliging te volgen. In 2021 zijn 6 sessies gepland.

Gedragscode voor Leveranciers

Er is een gedragscode opgesteld die in 2021 aan de grootste leveranciers is voorgelegd en toegelicht. Streven is in 2022 80% ondertekend retour te hebben ontvangen van de leveranciers. Op 22/11/2021 zijn 22 ondertekende verklaringen ontvangen. (32%).

Groene Post

Pondres heeft het certificaat 'CO2-neutrale Postbezorging’ van PostNL ontvangen. Dit certificaat is een initiatief van PostNL. Het wordt uitgereikt aan klanten die de CO2-uitstoot van hun postzendingen compenseren.

Alle zendingen die voor Pondres door PostNL worden uitgevoerd vallen onder het Groene Post certificaat en worden derhalve door PostNL gecompenseerd voor CO2 uitstoot.

Groene groei scan 2020

Pondres is aangesloten bij Green Deal Tilburg. Green Deal is een stichting die bedrijven ondersteunt in verduurzaming. Green Deal heeft bij Pondres een technische analyse uitgevoerd om de duurzaamheidskansen te achterhalen. Pondres is aan de slag gegaan om deze kansen te verwerkelijken. Wil je meer weten over hoe Green Deal Tilburg en Pondres samenwerken voor een duurzamere wereld? Bekijk dan de video waarin CFO Maarten vertelt over Pondres en Green Deal Tilburg.

De Groene Groei Smart Scan: dit externe onderzoek levert 7 maatregelen die Pondres zou kunnen nemen om jaarlijks energie te besparen.

https://www.youtube.com/watch?v=FLrK_0luc30

Groene stroom

Pondres neemt energie af van Eneco type EcoPower. Deze bestaat uit 1% zon en 99% waterkracht. Daarmee is alle stroom 100% groen.

Wezenlijke bijdrage aan de vermindering van de CO2 uitstoot en een beter milieu.

Hulp voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

Pondres heeft het Ondernemersakkoord van Tilburg ondertekend en wil een actieve bijdrage leveren om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te helpen naar reguliere banen. De eerste medewerkers zijn inmiddels gestart.

Medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt de gelegenheid bieden tot leren en werken.

Inkoop FSC papier en verpakkingsmateriaal

Pondres koopt bij een aantal vaste leveranciers FSC papier in.
Een aantal klanten koopt echter zelf papier in. Voor zover wij daarop invloed kunnen uitoefenen sturen wij op FSC, en in het andere geval moeten we de klant volgen.
Vanaf medio 2019 wordt ook gekeken naar het verpakkingsmateriaal en in hoeverre dit FSC-gecertificeerd wordt ingekocht.

Duurzame papier inkoop.

Door de steeds grotere vraag uit de markt naar FSC papier is de meerprijs van FSC steeds lager geworden.

Inkoop strategische partner flexkrachten

Bij het aangaan van nieuwe partner in 2018 voor flexkrachten hebben we in de tender verschillende vragen meegenomen en meegewogen in de beslissing. Daarnaast hebben we als eis gesteld dat ze ABU gecertificeerd en AVG compliant zijn zodat uitzendkrachten verzekerd zijn van goede voorwaarden en beloning.

In 2018 zijn goede voorwaarden en beloning meegenomen in de keuze voor flexkrachten.
In 2019 zijn er enkele flexkrachten van het uitzendbureau overgenomen en bij Pondres in dienst gekomen. Ook in 2020 en 2021 zijn diverse flexkrachten via het uitzendbureau bij Pondres in dienst gekomen.

Ingewerkte krachten die nu onderdeel uitmaken van de vaste groep medewerkers.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

Eind 2018 is het eerste medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten zijn met de medewerkers gedeeld en hen is in plenaire sessies gevraagd deze om te zetten in acties voor medewerkers, leidinggevenden en directie met als doel de medewerkerstevredenheid in 2019 te verhogen t.o.v. 2018 (score 6,6).
Ook 2019 en 2021 heeft een MTO plaatsgevonden en HR heeft de resultaten per afdeling toegelicht waarna er een plenaire sessies heeft plaatsgevonden. De score is licht gestegen maar biedt nog veel ruimte voor verbetering.

Ten opzicht van 2018 zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: samenwerking flexbureau, vernieuwing kantoorinfrastructuur , implementatie nieuwe productiemachine. Benchmark salarishuis staat voor 2022 gepland.
In 2020 wordt onderzocht of uitvoering van het MTO extern kan worden belegd om objectiviteit te waarborgen.

Beter en succesvoller klantcontact. Tevreden en betrokken medewerkers.

Mitigerende maatregelen corona

Vrijwel direct na het bekend worden van het eerste corona geval in Nederland (27-2-2020) heeft Pondres maatregelen genomen om besmetting binnen Pondres te voorkomen.
1. Een werkgroep heeft in eerste instantie dagelijks overleg gehad om het Management team te voorzien van advies.
2. Preventieve maatregelen zijn genomen in de vorm van o.a. thuiswerken, pauzeren in shifts, maximum aantal personen in een ruimte, meer ruimte tussen werkplekken, 'spatschermen', gebruik mondkapjes.
3. Hygiëne middelen beschikbaar gesteld
4. Zelf-testen ter beschikking gesteld
5. Bezoek aan Pondres (leveranciers en klanten) beperkt tot een minimum
6. Introductie van Office 365 met Teams ten behoeve van thuiswerken
7. Periodieke nieuwsbrief aan alle medewerkers en overige relevante stakeholders met informatie over de RIVM maatregelen en de uitwerking daarvan voor Pondres en haar medewerkers.

Persoonlijke ontwikkelmogelijkheden

In 2021 hebben diverse medewerkers zich verder persoonlijk of professioneel kunnen ontwikkelen aan de hand van een Persoonlijk Ontwikkel Plan en enkel medewerkers zijn doorgegroeid naar een andere functie. Vanaf 2020 hebben alle medewerkers de gelegenheid om twee extra ontwikkelgesprekken aan te vragen. Daarnaast hebben in juni 2020 vier teams deelgenomen aan een training voor zelfsturende teams.

De Pondres Academy wordt dit jaar verder vorm gegeven. Professionalisering van onze medewerkers is een strategische prioriteit. Het project Pondres Academy borgt de doorontwikkeling van de medewerkers in Kennis, Vaardigheden en Gedrag. Er is een gap analyse gedaan van aanwezig skills en het gewenste niveau. Daaruit zijn twee aandachtsgebieden naar voren gekomen die prioriteit krijgen: samenwerking en organisatie.

In 2019/2020 zijn alle hard en soft skills per functie en per medewerker in beeld gebracht. Dit is de basis voor de evaluatiecyclus nieuwe stijl, die in het najaar van 2020 van start is gegaan. Medewerkers krijgen hiermee de regie over hun eigen loopbaanontwikkeling.

De ontwikkeling van medewerkers zorgt voor tevreden medewerkers, bredere inzetbaarheid en binding. Dit biedt mogelijkheden om medewerkers meer verantwoordelijk te geven met als resultaat een grotere betrokkenheid, minder fouten en tevredener klanten.

Preventieteam

Het preventieteam houdt zich o.a. bezig met het Plan van Aanpak van de RI&E, en valt onder de verantwoordelijkheid van HR.

Strategie- & Directieontbijtsessies

Middels rondetafelsessies worden de onderwerpen met betrekking tot de strategie, die de medewerkers zelf belangrijk vinden, besproken. Dit is een mooie gelegenheid voor medewerkers van diverse afdelingen om met de directie van gedachten te wisselen over de bedrijfsvoering. Medewerkers dragen zelf de onderwerpen aan. Op deze manier helpt de directie om de strategie te vertalen naar de dagelijkse werkzaamheden en kunnen vragen hierover gesteld worden. Daarnaast ontdekt de directie uit de eerste hand wat er onder de medewerkers leeft
Bij deze sessies worden in ieder geval ook de nieuwe medewerkers uitgenodigd zodat zij hun ervaringen van de eerste weken kunnen delen.

In 2017 hebben 18 medewerkers deelgenomen aan deze sessies, in 2018 waren dat er 31. In 2019 hebben met name strategische sessies met het middenkader plaatsgevonden.
In de eerste helft van 2020 hebben enkele sessies plaatsgevonden in het kader van kennismaking met nieuwe medewerkers en strategiesessies met het middelmanagement. Daarnaast heeft de directie via email diverse keren met de medewerkers gecommuniceerd. Bekeken wordt of vanaf september weer kleine sessies met nieuwe medewerkers kunnen worden opgepakt. De eerstvolgende strategiesessie verloopt gecombineerd via Teams en op locatie.

Studentenpool

In de eerste helft van 2020 hebben we een sterke omzetgroei gezien. Omdat in diezelfde periode veel studenten beschikbaar waren, hebben we een studentenpool in het leven geroepen. Deze studenten hebben inmiddels bijna allemaal een arbeidsvereenkomst gekregen en na de zomer blijven zijn deels voor Pondres beschikbaar.

Enkele studenten hebben de uitdaging gekregen om zelf de pool in te richten en daar sturing aan te geven.

Jong talent dat breed inzetbaar is vanwege de diversiteit aan opleidingen. Dit geeft een sterkte binding met de regio. Bovendien zorgt dit voor een vergroting van de naamsbekendheid van Pondres onder deze potentiële medewerkers zodra ze zijn afgestudeerd.

Terugdringen kopiëren en scannen

Ondanks een grotendeels digitale aanlevering van facturen werden deze vaak uitgeprint, waarna de facturen werden gekenmerkt en opnieuw werden ingescand. Deze procedure is in augustus 2020 aangepast. 90% van alle facturen worden digitaal ontvangen en worden voortaan digitaal gekenmerkt.

We produceren naar schatting elke maand 800 prints en scans minder hetgeen elektriciteit en papier bespaart voor Pondres én het milieu.

Uitbesteden werk aan sociale werkvoorzieningen

Indien de opdracht daarvoor geschikt is, wordt werk uitbesteed aan sociale werkvoorzieningen zoals de Diamant groep in Tilburg.

Veiligheidsprogramma

Binnen de afdeling Operations is een verkeersplan opgesteld. Zonder veiligheidsschoenen mag men zich enkel op het groene pad door de productie bewegen. Iedereen die buiten de verkeerspaden treedt dient veiligheidsschoenen te dragen. Daarnaast zijn onze heftrucks voorzien van blauwe lampen, dit dient als extra waarschuwing voor de komst van de truck.

Hoewel de continue doelstelling nul is, is er in 2021 één bedrijfsongeval binnen Operations geweest. Veiligheid en awareness zijn opnieuw onder de aandacht van alle medewerkers gebracht.

Vertrouwenscontactpersoon

Een vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen Pondres het eerste aanspreekpunt voor iedereen die een vraag heeft over of te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag. De VCP fungeert als eerste opvang voor medewerkers en management team met een klacht of een vraag. Ze bieden een luisterend oor, geven raad en verwijzen door voor geschikte hulp. Daarnaast adviseren en stimuleren ze de directie om preventieve maatregelen te nemen.

De vertrouwenscontactpersoon zal niet zelf inhoudelijk de klachten behandelen, maar je de weg naar een goede oplossing proberen aan te geven. De vertrouwenscontactpersoon is op de hoogte van de mogelijkheden die er zijn om hulp te krijgen. Hij/zij kan je informeren over de procedures en mogelijke vervolgstappen.

Pondres heeft recent twee nieuwe personen aangewezen en opgeleid tot VCP na het vertrek van de vorige VCP.

Vervangen sealfolie LDPE naar duurzamere PLA folie

Voor een eerste klant is de LDPE sealfolie voor hun orders vervangen door de duurzamere en composteerbare PLA folie gemaakt van mais.

Dit betreft de verzending van een landelijk tijdschrift met een grote oplage.

Wagenpark

Initieel streven is een volledig hybride wagenpark. Streven op de lange termijn is een volledig elektrisch wagenpark. In 2021 zijn alle auto's hybride en 2 volledig elektrisch, behalve één bestelbus.

Minder milieubelasting.

Pondres laat betrokkenheid bij de leefomgeving zien.

Ziekteverzuim

Ziekteverzuimcijfers worden continu gemeten en geven inzicht in de gezondheid van onze medewerkers.

Trendanalyse:
2018: 2.95%
2019: 3.19%
2020: 3.3%
2021: 5.3%
In 2020 werd de controle op het verzuimproces weer aangescherpt en is preventie een groter aandachtspunt geworden.

Gezondere mensen.

Minder verletdagen, minder druk op aanwezige collega's. Gezondere en betrokken medewerkers.

Verbeterplannen

Anonimiseren persoonsgegevens in Warehouse Management Systeem

RFC voor het anonimiseren van persoonsgegevens in het WMS op klantniveau.
Status: Issue ingediend bij leverancier Boltrics

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Lopend

Anonimiseren van persoonsgegevens in databases

RFC interne databases

Status: impactanalyse aangevraagd

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Nog niet gestart

Benchmark salarishuis

In 2022 wordt een benchmark uitgevoerd om te toetsen of het salarishuis nog marktconform is en wijzigingen behoeft.

Tijdsbestek
Jul 1, 2022
Status
Lopend

Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit op de werkvloer

Dit jaar (2022) wordt een plan uitgewerkt als strategisch HR onderwerp gericht op duurzame inzetbaarheid en vitaliteit op de werkvloer.

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Lopend

Eigen FSC-keurmerk

Vanuit klanten en de organisatie is een wens ontstaan om Pondres ook FSC gecertificeerd te laten zijn. De business case hiervoor is gemaakt in 2020 en een besluit is genomen in 2021.
Al het papier wat Pondres inkoopt is FSC. Echter de eenmalige en terugkerende certificeringskosten zijn hoog. Daarbij is er een aanzienlijke operationele en administratieve impact indien er zowel FSC als niet-FSC binnen het bedrijf aanwezig is. Aangezien ook klanten van Pondres zelf papier, enveloppen en verpakkingsmateriaal aanleveren waarvan niet duidelijk is of dit FSC is, is scheiding van afvalstromen in FSC en niet-FSC niet haalbaar.

Tijdsbestek
Dec 31, 2021
Status
Afgerond

Herinvoering 5S

Slordigheid en gebrek aan schoon en netheid leiden makkelijk tot ongevallen. Struikel- en valgevaar bij rondslingerend materieel, risico op uitglijden over water- of vetvlekken. Het 5S-systeem streeft een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplaats na. Op die manier neemt vanzelf ook de arbeidsveiligheid toe en niet alleen de veiligheid, men kan ook sneller iets vinden, of merken dat iets weg is en aangevuld moet worden. Dit leidt tot snellere processen met minder variabiliteit en fouten, kortom minder verspilling (Muda).

Tijdsbestek
Jun 1, 2022
Status
Lopend

Managementsysteem

Pondres heeft een managementsysteem aangeschaft dat gaat helpen met goede vastlegging en actieopvolging van Information Security (ISMS) en Privacy (PIMS) dashboard. De Security Officer en andere stakeholders krijgen hierdoor meer inzicht in o.a. de status, uitstaande taken, processen en incidenten. Binnen enkele maanden zijn we volledig operationeel.

Tijdsbestek
Jan 1, 2020
Status
Lopend

Ontruimingsoefening

Organiseren van een bedrijfsbrede ontruimingsoefening.

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Nog niet gestart

Opvolging ondertekening Gedragscode voor leveranciers (Code of conduct)

Er is een gedragscode opgesteld die dit jaar aan de grootste leveranciers wordt voorgelegd en toegelicht. Streven is in 2022 60% ondertekend retour te hebben ontvangen van de leveranciers. Op 22/11/2021 zijn 22 ondertekende verklaringen ontvangen. (32%).

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Lopend

Outsourcing IT serverpark

In 2018 is gestart met het outsourcen van IT serverpark naar RAM Infotechnologies. Zij zijn naast ISO 27001 ook ISO 9001 en ISO 14001 gecertificeerd en beschikken over een SOC2 -verklaring. Deze outsourcing vindt stapsgewijs plaats en zal pas medio 2023 zijn afgerond.

De kantooromgeving is voorjaar 2020 overgebracht en er is veel “legacy” opgeruimd. We zijn inmiddels onafhankelijk van de fysieke locatie van Pondres geworden.
De productieomgeving is voor een deel opgezet bij RAM-IT. Dat wordt een langdurig proces omdat we elke klant op de nieuwe omgeving moeten onboarden en bestaande klanten overhevelen, tegelijkertijd bouwen we de huidige omgeving af.
Uiteindelijk zal alleen de hoognodige lokale infrastructuur overblijven.

Tijdsbestek
Jul 1, 2023
Status
Lopend

Penetratietest Omnia platform

Test om de kwetsbaarheid van het in Azure cloud ontwikkelde Omnia platform vast te stellen.

Tijdsbestek
Apr 1, 2022
Status
Lopend

Periodieke controle op proces in-, door- en uitstroom medewerkers

Per kwartaal controleren of alle stappen in het indiensttredingsproces goed zijn doorlopen. Hetzelfde geldt voor het doorstroom en uitdiensttredingsproces.
Momenteel wordt bekeken of een checklist per medewerker (in dienst, uit dienst, functiewijziging) een nog beter instrument is om medewerkers te onboarden

Tijdsbestek
Dec 31, 2020
Status
Afgerond

Pondres Academy

In 2020 zijn alle functieprofielen in kaart gebracht en de hard en soft skills zijn bekend. Vervolgens is per medewerker bekeken hoe de medewerker t.o.v. het profiel scoort. Aan de hand van deze gap analyse worden acties bepaald voor 2020 en maatregelen getroffen. Acties kunnen zijn: opleidingen, POP's, interne training of coaching.
Om dit proces te stroomlijnen zijn de leidinggevenden getraind. In oktober 2020 volgt de training ontwikkelgesprekken voor de medewerkers. Training samenwerken uitgevoerd. Verdere implementatie in 2022.

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
n/a

Terugbrengen transportvolume

We hebben geen klanten meer voor wie we kleding verzenden. Wel zijn we samen met Hallmark bezig met een project om de lucht in hun giftverpakkingen te reduceren met 20-30%. Dit project loopt van wk 1 t/m 13 van 2022

Tijdsbestek
Mar 31, 2022
Status
Lopend

Terugdringen gasverbruik

Onderzoek loopt naar de inzet van warmtepompen om het gasverbruik terug te dringen. Inmiddels is er een offerte voorhanden. Totale investering ketel + warmtepomp meer dan € 200.000,-. Niet rendabel voor Pondres als huurder van het pand.

Tijdsbestek
Mar 1, 2021
Status
Afgerond

Uitvoeren Risico Inventarisatie & Evaluatie

Tijdsbestek
Dec 31, 2022
Status
Nog niet gestart

Verduurzamen verpakking magazines

Pondres verzorgt onder andere de verzending van magazines voor uitgeverijen naar de abonnees. Deze zijn vaak verpakt in plastic. Vanuit onze klanten is de wens om dit te vervangen door papier. Hiervoor wordt samenwerking gezocht met een externe partner die de apparatuur hiervoor ter beschikking heeft. De wens om duurzame verpakkingen is er ook bij onze klanten. Hearst heeft dit zelfs als eis gesteld. Ter behoud van Hearst en als business kans hebben we het besluit genomen om een paperwrap machine te kopen. Hiervoor is een goedgekeurd investeringsbudget en de leverancierskeuze is in volle gang. Verwachte implementatie is in Q2-Q3 van 2022.

Tijdsbestek
Sep 30, 2022
Status
Lopend

Vernieuwen boiler

De intentie was om in 2018 een nieuwe boiler aan te schaffen die beduidend energiezuiniger zal zijn dan de huidige en daarmee een verbetering voor het milieu kan zijn. Echter, de verhuurder is pas bereid deze te vervangen als deze gebreken gaat vertonen.
De boiler is in 2020 vervangen.

Tijdsbestek
Dec 31, 2020
Status
Afgerond

Vervangen MBSA door nieuwe vulnerability scanner

MBSA is end-of-support en scant niet meer WS2016 en hoger.
Dat betekent dat mogelijke kwetsbaarheden niet gedetecteerd worden.
Opties bekeken en met DHS een gratis test gepland voor Continuous Scanning As A Service ( tool Guardian360.)

Tijdsbestek
Apr 1, 2022
Status
Lopend

Vervangen verlichting kantoorruimten

De TL-armaturen op de BG en de eerste verdieping van het kantoor zijn vervangen door LED-verlichten. De 2e verdieping is inmiddels aangepast.

Tijdsbestek
Dec 31, 2020
Status
Afgerond

Vervangen verlichting magazijn / opslag

De 300 TL-armaturen in het magazijn/opslag zijn vervangen door LED-verlichting.

Tijdsbestek
Dec 31, 2021
Status
Afgerond

Zonnepanelen

Het dak van Pondres kan mogelijk wordt gebruikt voor zonnepanelen, via verhuur van het dak of zelf investeren. Er zijn offertes aangevraagd. Nader onderzoek en instemming van de verhuurder zijn nodig om eind 2020/begin 2021 tot een besluit te kunnen komen.

Tijdsbestek
Mar 1, 2021
Status
Lopend

Certificaten en prijzen

Certificaten

TIM-meting certificaat

ISAE 3402 (Type II)

Organisaties zoals pensioenfondsen besteden non-core processen uit aan serviceorganisaties. Deze serviceorganisaties kunnen SaaS providers, pensioenuitvoerders of bijvoorbeeld datacenters zijn. De organisaties die processen uitbesteden blijven eindverantwoordelijk voor de interne beheersing. Hierdoor ontstaat de vraag hoe een serviceorganisatie processen beheerst; hoe zij omgaat met risicomanagement, informatiebeveiliging en anti-fraude. ISAE 3402 geeft een antwoord op deze vragen. Pondres heeft ook over 2021 een positieve type II verklaring ontvangen waarin wordt bevestigd dat aan alle controls is voldaan.

Geldig tot
Dec 31, 2022 Expired

ISO 14001

Bedrijven dienen op een verantwoordelijke wijze om te gaan met het milieu. Zorg voor het milieu is een belangrijk aandachtspunt in het beleid van Pondres. Wij hebben als leidraad gekozen voor de ISO 14001 norm.
Pondres (Tilburg) beschikt over dit milieucertificaat voor het toepassingsgebied: Dialoogmarketing, Print & Mail, e-Fulfilment (Nace code 22,25). Pondres heeft een gedocumenteerd en geïmplementeerd milieuzorgsysteem conform de norm NEN-EN-ISO 14001 (1996).
ISO 14001 is één van de normen van de ISO 14000 serie en wordt wereldwijd toegepast om milieuzorgsystemen op te zetten en te certificeren.

Geldig tot
Jan 13, 2025

ISO 27001

Advies over en uitvoering van omnichannel klantcommunicatie en fulfilment
in overeenstemming met de verklaring van toepasselijkheid versie 4.0 van
13 oktober 2020.

Geldig tot
Jan 1, 2024 Expired

ISO 9001

Kwaliteit loopt als een rode draad door de algehele bedrijfsvoering. Een optimaal functionerend kwaliteitsmanagementsysteem ligt hieraan ten grondslag. Wij hebben als leidraad gekozen voor de ISO 9001 norm. Pondres (Tilburg) beschikt over dit certificaat op het gebied van Dialoogmarkting, Print & Mail, e-Fulfilment.

Geldig tot
Jan 13, 2025

TIM Meting (3 Sterren)

Beoordeling op het gebied van MVO conform Protocol_TIM_v_1.3_220901 van Stichting MVO-Register.

Geldig tot
Sep 13, 2023 Expired

Externe beoordelingen

Verificatieverklaring

Erkend Leerbedrijf

Pondres is door Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs
Bedrijfsleven (SBB) erkend als leerbedrijf conform de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.Pondres is daarmee bevoegd om beroepspraktijkvorming voor het middelbaar beroepsonderwijs te verzorgen.

Per 1-8-2015 wordt KCH SBB, Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven. Deze neemt erkenning als leerbedrijf automatisch over.

KVO

Het Keurmerk Veilig Ondernemen verbetert op een gestructureerde manier de veiligheid van winkelgebieden (KVO-W) en bedrijventerreinen (KVO-B).
Op 7 mei 2019 heeft de laatste audit plaatsgevonden voor het Keurmerk Veilig Ondernemen. Dit certificaat is drie jaar geldig.

Prijzen

BORT Prijs

Op 6 januari 2021 heeft Pondres de BORT prijs 2020 ontvangen. De BORT-prijs is een jaarlijkse prijs die uitgereikt wordt aan een ondernemer die zich op een bijzondere manier profileert binnen Tilburg. Een prijs voor goed ondernemerschap in Tilburg.

Ontvangen op
Jan 6, 2021

Pondres in de Emerce Top 100 van de ‘Beste e-Business Bedrijven 2021’!

De Emerce100 is een jaarlijkse uitgave van Emerce waarin beslissers uit de markt topleveranciers van e-business- en marketingdiensten beoordelen. Op basis van een 7-puntsschaal is bepaald hoe deze bedrijven hebben gepresteerd op de gebieden betrouwbaarheid, flexibiliteit, knowhow en prijs-kwaliteit.

Pondres staat in 2021 weer in de ranglijst van Emerce100. De e-businessmarkt telt inmiddels ruim 500 partijen op het gebied van online marketing, ICT en e-business.

Op het gebied van fulfilment warehousing hebben we 5 van de 6 sterren behaald.

Ontvangen op
Apr 28, 2021