Interested to see more CSR reports, click here for a free login to the CSR Register.

Pondres

Formal name
Pondres Direct Mail B.V.
CoC Number
18031585
Subscription
TIM M
Sector
C18 - Printing and reproduction of recorded media
Verification
Moderate assurance
Publication date
Oct 5, 2020

Organization

About Pondres

Pondres is dienstverlener in effectieve klantcommunicatie en distributie. Onze expertise ligt op klantgerichte omnichannel documentcommunicatie, omnichannel marketingcommunicatie en fulfilment.

Vision

We maken klantcommunicatie eenvoudig en toegankelijk met onze innovatieve oplossingen.

Mission

Samen maken wij persoonlijke en relevante communicatie die jouw klanten raakt.

Core Values

Passie, leren en samenwerken.

View on CSR

Pondres streeft naar duurzame relaties met alle stakeholders waarbij missie en visie richtinggegevend zijn voor de duurzame bedrijfsvoering van Pondres.
We zijn ons bewust van de verantwoordelijkheden die we hebben op het gebied van werkgelegenheid, arbeidsomstandigheden en milieu. Continuïteit van de bedrijfsvoering, kwaliteit, goede arbeidsomstandigheden en preventie van milieubelasting zijn voor Pondres onlosmakelijk met elkaar verbonden. Pondres is een erkend leerbedrijf, begeleidt elk jaar een aantal stagiaires en heeft structureel aandacht voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt.

CSR Statement

Company Details

Scope for this report
Advies over en uitvoering van omnichannel klantcommunicatie en fulfilment door Pondres Direct Mail B.V. (Kamer van Koophandel 18031585) gevestigd in Nederland.
Total FTE in scope
150
Annual Turnover
n/a
Company Ownership
Private onderneming

Company Contact

 
Anneke Broeckaert
 
abr@pondres.nl
 
+31 (0) 88 94 94 100
Company Website
www.pondres.nl
CSR Website
https://www.pondres.nl/over-ons/onze-zes-zekerheden/mvo/

Visitor Address

 
Kraaivenstraat 19
 
5048 AB Tilburg
 
Noord-Brabant
 
Netherlands

CSR Program

Management Approach

Core Subject Human Rights

Work for Vulnerable Groups (Social Return)

Ambition

Bij Pondres hebben wij aandacht voor groei en ontwikkeling van alle medewerkers en in het bijzonder voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. We willen putten uit een breed netwerk via de payroll-organisatie, het ondernemersakkoord met de gemeente, de lokale werkvoorzieningsorganisatie, het ICT-platform en diverse scholen. Pondres inkoop streeft ernaar uitbestedingen te doen bij organisaties waar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken.

Objectives

% Uitbesteed werk
Continue doelstelling: meer dan 50% van het uitbestede handling werk, uitbesteden aan sociale werkvoorzieningen.

Core Subject Labour Practices

Health & Safety at Work

Ambition

Als goed werkgever wil Pondres een veilige en gezonde werkomgeving voor haar medewerkers creëren.

Objectives

Bedrijfsongevallen
We streven naar 0 bedrijfsongevallen.

Employability & Human Development

Ambition

Pondres streeft naar duurzame inzetbaarheid en biedt medewerkers de mogelijkheid zich op professioneel en persoonlijk vlak te ontwikkelen door middel van een goed geborgde beoordelingscyclus, het periodiek bespreken van functioneren van medewerkers wat resulteert in een potentieel matrix, het opstellen en uitvoeren van persoonlijke ontwikkelplannen en de Pondres Academy.

Core Subject Environment

Consumables & Packaging

Ambition

Pondres streeft naar zo efficiënt mogelijke productieproces, gericht op minimalisering van papier- en inktafval en reductie van energiegebruik onder andere door aanpassingen in het machinepark en het creëren van awareness bij de medewerkers.

Energy Efficiency and Renewable Energy

Ambition

Pondres wil bijdragen aan reductie van energieverbruik door aanschaf energie-efficiënte machines, hybride wagenpark en in de toekomst door verduurzaming van het pand.

Objectives

Hybride wagens
Elk te vervangen wagen wordt vervangen door minimaal een hybride wagen met maximale uitstoot van 106 gr CO2/km. In de toekomst wil Pondres naar een volledige elektrisch aangedreven wagenpark.
CO2 footprint
Streven is elk jaar een vermindering van de CO2 footprint van 5% gemeten in ton CO2/FTE ten opzichte van het voorgaande jaar te realiseren.

Core Subject Fair Practices

Sustainable Procurement

Ambition

Pondres laat voor alle preferred suppliers duurzaamheid meewegen in haar inkoopbesluiten. Pondres streeft ernaar in 2020/2021 van leveranciers de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid in kaart te brengen.

Objectives

100% FSC/PEFC
Continue doelstelling: Alle papier dient FSC/PEFC te zijn

Core Subject Consumer Issues

Privacy and Client Data Protection

Ambition

Pondres streeft naar een veilige en betrouwbare omgeving waar passende maatregelen genomen zijn om de privacy van de data van de klant en van de medewerkers te beschermen. Pondres wil voldoen aan ISO27001 en de AVG.

Objectives

(Sub)verwerkersovereenkomsten
Streven is 100% van de getekende overeenkomsten binnen één maand na opdracht afgerond te hebben.
Meldingen
De awareness dat we van fouten kunnen leren en dat melding daarvan belangrijk is voor het aanpassen en borgen van de processen, groeit maar is nog niet voor iedereen een vanzelfsprekendheid. Ook in 2020 zullen het IKAM-team en de deelnemers aan het 9.00-uuroverleg dit verder onder de aandacht brengen. Idealiter zou het aantal meldingen moeten groeien. Streven is het aantal meldingen jaarlijks met 10% te laten groeien.
100% nieuwe medewerkers trainen
In 2020 willen we alle nieuwe medewerkers trainen en toetsen op informatiebeveiliging.
Beveiligingsincidenten
In 2020 willen we het aantal Datalekken met 25% verminderen t.o.v. 2019.

Policies

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden van Pondres zijn vastgelegd in het Arbeidsvoorwaardenhandboek. Met ingang van 1 maart 2020 is in de afdelingen print en productie een algehele verplichting tot het dragen van gehoorbescherming. Deze verplichting moet nog worden opgenomen in het Arbeidsvoorwaardenboek.

Beoordeling leveranciers

Leveranciersbeoordelingen worden elk jaar uitgevoerd onder de grotere leveranciers. De initiële keuze voor grotere leveranciers vindt plaats via de Scorecard waarin naast een eerste indruk m.b.t. het MVO-verhaal wordt gecheckt welke certificeringen een organisatie heeft en dan met name ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001.
Inmiddels is ook een Code of Conduct voor leveranciers opgesteld. Op dit moment wordt bekeken hoe dit bij bestaande en nieuwe leveranciers te introduceren.

Hardening beleid-MBSA

Beleid met betrekking tot de beveiliging van virtuele servers van Pondres.
De IT support monitoort maandelijks de microsoft standard settings met de werkelijke setting.

Informatiebeveiligingsbeleid

Dagelijks verwerken wij grote hoeveelheden data voor onze klanten. Deze informatie moeten we vertrouwelijk behandelen. Pondres wil een hoog beveiligingsniveau kunnen garanderen zodat onze klanten hun informatie met een gerust hart aan ons kunnen toevertrouwen. Data, ondersteunende processen, systemen en netwerken maar ook individuele werkplekken zijn belangrijke bedrijfsmiddelen voor Pondres.
De borging van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van data is van essentieel belang voor de dienstverlening van Pondres. In toenemende mate wordt dit ook gekaderd door veranderingen in wet- en regelgeving.
Pondres heeft een Informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) volgens de norm ISO 27001. Hierin hebben we vastgelegd hoe we gezamenlijk omgaan met informatie over ons bedrijf en van onze klanten. We willen deze informatie beschermen tegen onbedoeld gebruik. Van de medewerkers wordt verwacht dat zij hier actief in bijdragen.

Screeningsprocedure

Er is een screeningsprocedure aan de hand waarvan alle medewerkers, flexkrachten, ingehuurde medewerkers en monteurs worden getoetst.

Standaard introductieschema voor alle medewerkers

Er is een standaard introductieschema met individuele kennismakingen binnen het bedrijf en groepssessies voor informatiebeveiliging en facilitaire zaken. Eind 2019 heeft een stagiaire HR de procedure praktischer gemaakt. Implementatie van het nieuwe onboardingsproces vindt eind 2020 plaats.

VOG voor alle medewerkers en leveranciers

Vanaf 1 juli 2017 dienen niet alleen medewerkers en flexkrachten maar ook leveranciers, monteurs en ingehuurde personen die onze bedrijfsruimten betreden, in het bezit te zijn van een VOG.

Verkeersplan

Voorjaar 2016 heeft Pondres een intern verkeersplan ingevoerd, aangezien de verkeersintensiteit zodanig is toegenomen dat met een duidelijk verkeersplan een veilige werksituatie kan worden gewaarborgd. Dit verkeersplan bevat naast verkeersregels ook regels in welke zones werkschoenen of otoplastieken moeten worden gedragen.
Eind 2019 is het verkeersplan aangepast.

Zes zekerheden van Pondres

Ook in ons commercieel beleid zijn MVO-waarden verweven. Zo zijn twee van de zes zekerheden hier direct aan gerelateerd:
- maatschappelijk betrokken
- veilig en data secure

Measures

Afvalscheiding en recycling programma

Ten behoeve van recycling verzamelt Pondres allerlei zaken zoals verbruiksartikelen afkomstig van Xerox zoals lege toners, in ecoboxen.
Sinds 2018 wordt ook door Ricoh de lege toners opgehaald.
Deze ecoboxen worden op locatie door XeroX en Ricoh opgehaald en herbruikt. Alleen de cartridges voor de Mutoh en Océ Arizona voeren we zelf af, maar dit is een geringe stroom.

De instructie Afvalstromen is recent herschreven en heeft een verdiepingsslag gekregen.
De afvalstromen hout en voedsel (Hallmark / gepersonaliseerd) zijn toegevoegd, omdat we hierbij ook te maken hebben met de strengere AVG regelgeving.
Feitelijk hebben we nu alle afvalstromen in één document samengevoegd.

Bedrijfsfruit

Sinds 2018 worden tweemaal per week dozen met bedrijfsfruit aangevuld voor gebruik door medewerkers en bezoekers.

Tevreden en gezonde medewerkers. Stimuleren goede levensstijl.

CO2 footprint

Pondres heeft in 2018 voor de eerste keer een CO2 footprint van het bedrijf over 2017 berekend. Daaraan is in 2019 en 2020 een vervolg gegeven over 2018 resp. 2019.
Genomen maatregelen:
- Lease auto's waarvan het lease contract afloopt, worden vervangen door hybride auto's of elektrisch.
- Schouwing hele bedrijf op apparatuur welke na werktijd energie verbruiken (bv standby computers en machines, luchtverversing, verlichting)
Genomen maatregelen 2019/2020:
- Vervanging van de buitenverlichting met LED verlichting.
- Vervanging van een compressor voor de perslucht van de machines.
- Vervangen verlichting algemene ruimten door LED verlichting.

In 2017 heeft Pondres 5,35 ton CO2/FTE uitgestoten.
In 2018 heeft Pondres 5,30 ton CO2/FTE uitgestoten.
In 2019 heeft Pondres 4.26 ton CO2/FTE uitgestoten.
Een significante verbetering ten opzichte van 2018. De totale uitstoot CO2 is in 2019 verminderd met 7,6% ten opzichte van 2018. Gemeten per FTE is het verschil nog groter (-20%). Dit wordt veroorzaakt door een toename van het aantal FTE (119 naar 150). Op alle aspecten gas/elektra/vliegreizen/bedrijfsauto's is een vermindering van de uitstoot gerealiseerd.

Camerabeveiliging (bedrijfs)terrein

Het industrieterrein is sinds mei 2017 uitgerust met een het gehele terrein dekkend cameratoezicht. De beelden worden ook in de nachtelijke uren uitgekeken door een toezichtruimte. Daarnaast vindt in de nachtelijke uren ook surveillance plaats.
Op eigen terrein zijn ook diverse camera's geïnstalleerd.
In 2020 is het aantal camera's binnen en buiten Pondres uitgebreid.

Verhoogde veiligheid door preventieve werking. In oktober 2017 heeft de samenwerking Vitaal Tilburg de Wel-zo-veilig award ontvangen voor de pro-actieve samenwerking met als resultaat veiligere en schonere bedrijventerreinen binnen Tilburg waaronder het Bedrijven terrein waar Pondres is gevestigd. In 2019 heeft een nieuwe audit plaatsgevonden en is een actueel certificaat uitgereikt.

Creëren afgeschermd plaats voor accu-oplaadstations

Er is een fysieke afscherming aangebracht tussen productie en acculaadstations waardoor de veiligheid verder is geoptimaliseerd.
In dit plan zijn ook fysieke beveiligingen meegenomen voor oogdouches en stortdouche.

Met deze maatregelen streven we ernaar ongevallen met deze apparatuur te voorkomen.

Customer Advisory Board

In 2019 is Pondres gestart met de Customer Advisory Board.
De aanwezigen gaven aan met name het bewustzijn m.b.t. mileu en duurzaamheid met hun producten te willen stimuleren. Zeker in het voorjaar van 2020 kwamen de digitale kanaal kansen ter sprake. Het onderhouden van relaties vindt steeds vaker op afstand plaats, met als gevolg een vermindering van reistijd hetgeen weer een positief effect op ons milieu heeft.
Met name de grote klanten met een publieke reputatie willen hun afnemers milieuvriendelijke producten aanbieden. Denk bij voorbeeld aan een papieren wikkel in plaats van verpakking in folie. Als kennisdrager van inpakken en verzenden kan Pondres de expertise op dit gebied met klanten proactief delen.

Duurzaamheid is in deze meetings met klanten altijd een onderwerp van gesprek. Op deze manier prikkelen onze klanten ons om met ideeën te blijven komen.

Naast het delen van informatie over strategie en dienstverlening, wordt de deelnemers ook uitdrukkelijk gevraagd naar aanbevelingen en wensen waaronder ook duurzaamheids- en milieuaspecten.

Data protectie

Expert Privacy: CIPP/E gecertificeerd
Sinds 2018 zijn er AVG sessies voor sales, order medewerkers en directie.
Sinds 2017 is dataprotectie als onderwerp toegevoegd aan inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Medewerkers worden hierop ook getoetst.

Met betrekking tot IT leveranciers en subverwerkers streven we ernaar dat iedereen ISO 27001 en AVG compliant is.
Sinds 2017 worden met alle leveranciers waarmee persoonsgegevens worden uitgewisseld een verwerkingsovereenkomst afgesloten. Daarnaast wordt gevraagd naar hun ISO 27001 certificaat en verklaring van toepasselijkheid.
Verbeterplan Security & Compliance opgesteld .

Van januari t/m mei 2018 hebben alle sales, order medewerkers en directieleden een AVG training gevolgd en heeft circa 55% van de medewerkers een training informatiebeveiliging gevolgd. Alle nieuwe medewerkers dienen verplicht een awareness training informatiebeveiliging te volgen. In 2020 zijn 4 sessies gepland.

Groene Post

Pondres heeft het certificaat 'CO2-neutrale Postbezorging’ van PostNL ontvangen. Dit certificaat is een initiatief van PostNL. Het wordt uitgereikt aan klanten die de CO2-uitstoot van hun postzendingen compenseren.

Alle zendingen die voor Pondres door PostNL worden uitgevoerd vallen onder het Groene Post certificaat en worden derhalve door PostNL gecompenseerd voor CO2 uitstoot.

Inkoop FSC papier en verpakkingsmateriaal

Pondres koopt bij een aantal vaste leveranciers FSC papier in.
Een aantal klanten koopt zelf papier in. Voor zover wij daarop invloed kunnen uitoefenen sturen wij op FSC, en in het andere geval moeten we de klant volgen.
Vanaf medio 2019 wordt ook gekeken naar het verpakkingsmateriaal en in hoeverre dit FSC-gecertificeerd wordt ingekocht.

Duurzame papier inkoop.

Inkoop strategische partner flexkrachten

Bij het aangaan van nieuwe partner in 2018 voor flexkrachten hebben we in de tender verschillende vragen meegenomen en meegewogen in de beslissing. Daarnaast hebben we als eis gesteld dat ze ABU gecertificeerd en AVG compliant zijn zodat uitzendkrachten verzekerd zijn van goede voorwaarden en beloning.

In 2018 zijn goede voorwaarden en beloning meegenomen in de keuze voor flexkrachten.
In 2019 zijn er enkele flexkrachten van het uitzendbureau overgenomen en bij Pondres in dienst gekomen. Ook in 2020 zijn diverse flexkrachten via het uitzendbureau bij Pondres in dienst gekomen.

Ingewerkte krachten die nu onderdeel uitmaken van de vaste groep medewerkers.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

Eind 2018 is het eerste medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten zijn met de medewerkers gedeeld en hen is in plenaire sessies gevraagd deze om te zetten in acties voor medewerkers, leidinggevenden en directie met als doel de medewerkerstevredenheid in 2019 te verhogen t.o.v. 2018 (score 6,6).
Ook 2019 heeft een MTO plaatsgevonden en HR heeft de resultaten per afdeling toegelicht waarna er een plenaire sessies heeft plaatsgevonden. De score is licht gestegen maar biedt nog veel ruimte voor verbetering.
De Pondres brede acties zijn medio 2019 gecommuniceerd. Zie bijlage.

Ten opzicht van 2018 zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: samenwerking flexbureau, vernieuwing kantoorinfrastructuur , implementatie nieuwe productiemachine. Benchmark salarishuis staat voor 2020 gepland.
In 2020 wordt onderzocht of uitvoering van het MTO extern kan worden belegd om objectiviteit te waarborgen.

Beter en succesvoller klantcontact. Tevreden en betrokken medewerkers.

Persoonlijke ontwikkelmogelijkheden

In 2018/2019/2020 hebben diverse medewerkers zich verder persoonlijk of professioneel kunnen ontwikkelen aan de hand van een Persoonlijk Ontwikkel Plan en enkel medewerkers zijn doorgegroeid naar een andere functie. Vanaf 2020 hebben alle medewerkers de gelegenheid om twee extra ontwikkelgesprekken aan te vragen. Daarnaast hebben in juni 2020 vier teams deelgenomen aan een training voor zelfsturende teams.

De Pondres Academy wordt dit jaar opgestart. Professionalisering van onze medewerkers is een strategische prioriteit. Het project Pondres Academy borgt de doorontwikkeling van de medewerkers in Kennis, Vaardigheden en Gedrag. Er is een gap analyse gedaan van aanwezig skills en het gewenste niveau. Daaruit zijn twee aandachtsgebieden naar voren gekomen die prioriteit krijgen: samenwerking en organisatie.

In 2019/2020 zijn alle hard en soft skills per functie en per medewerker in beeld gebracht. Dit is de basis voor de evaluatiecyclus nieuwe stijl, die in het najaar van 2020 van start gaat. Medewerkers krijgen hiermee de regie over hun eigen loopbaanontwikkeling.

De ontwikkeling van medewerkers zorgt voor tevreden medewerkers, bredere inzetbaarheid en binding. Dit biedt mogelijkheden om medewerkers meer verantwoordelijk te geven met als resultaat een grotere betrokkenheid, minder fouten en tevredener klanten.

Social Return

Pondres heeft het Ondernemersakkoord van Tilburg ondertekend en wil een actieve bijdrage leveren om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te helpen naar reguliere banen. De eerste medewerker is inmiddels gestart.

Daarnaast is Pondres leerbedrijf van KCH en SBB.

Medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt en studenten de gelegeheid bieden tot leren en werken.

Stagiairs en studenten

Pondres stelt voor studenten stageplaatsen beschikbaar.
Daarnaast zijn er studenten beschikbaar die afgelopen voorjaar fulltime bij Pondres werkten en na de zomer via een studentenpool actief blijven.

In 2019 hebben in totaal vier MBO/HBO studenten een stageplek bij Pondres gekregen.
Deze stagiaires zijn na hun stageperiode allemaal bij Pondres in dienst gekomen.

Strategie- & Directieontbijtsessies

Middels rondetafelsessies worden de onderwerpen met betrekking tot de strategie, die de medewerkers zelf belangrijk vinden, besproken. Dit is een mooie gelegenheid voor medewerkers van diverse afdelingen om met de directie van gedachten te wisselen over de bedrijfsvoering. Medewerkers dragen zelf de onderwerpen aan. Op deze manier helpt de directie om de strategie te vertalen naar de dagelijkse werkzaamheden en kunnen vragen hierover gesteld worden. Daarnaast ontdekt de directie uit de eerste hand wat er onder de medewerkers leeft
Bij deze sessies worden in ieder geval ook de nieuwe medewerkers uitgenodigd zodat zij hun ervaringen van de eerste weken kunnen delen.

In 2017 hebben 18 medewerkers deelgenomen aan deze sessies, in 2018 waren dat er 31. In 2019 hebben met name strategische sessies met het middenkader plaatsgevonden.
In de eerste helft van 2020 hebben enkele sessies plaatsgevonden in het kader van kennismaking met nieuwe medewerkers en strategiesessies met het middelmanagement. Daarnaast heeft de directie via email diverse keren met de medewerkers gecommuniceerd. Bekeken wordt of vanaf september weer kleine sessies met nieuwe medewerkers kunnen worden opgepakt. De eerstvolgende strategiesessie verloopt gecombineerd via Teams en op locatie.

Studentenpool

In de eerste helft van 2020 hebben we een sterke omzetgroei gezien. Omdat in diezelfde periode veel studenten beschikbaar waren, hebben we een studentenpool in het leven geroepen. Deze studenten hebben inmiddels bijna allemaal een arbeidsvereenkomst gekregen en na de zomer blijven zijn deels voor Pondres beschikbaar.

Enkele studenten hebben de uitdaging gekregen om zelf de pool in te richten en daar sturing aan te geven.

Jong talent dat breed inzetbaar is vanwege de diversiteit aan opleidingen. Dit geeft een sterkte binding met de regio. Bovendien zorgt dit voor een vergroting van de naamsbekendheid van Pondres onder deze potentiële medewerkers zodra ze zijn afgestudeerd.

Terugdringen kopiëren en scannen

Ondanks een grotendeels digitale aanlevering van facturen werden deze vaak uitgeprint, waarna de facturen werden gekenmerkt en opnieuw werden ingescand. Deze procedure is in augustus 2020 aangepast. 90% van alle facturen worden digitaal ontvangen en worden voortaan digitaal gekenmerkt.

We produceren naar schatting elke maand 800 prints en scans minder hetgeen elektriciteit en papier bespaart voor Pondres én het milieu.

Veiligheidsprogramma

Binnen de afdeling Operations is een verkeersplan opgesteld, zonder veiligheidsschoenen mag men zich enkel op het groene pad door de productie bewegen. Iedereen die zich buiten de verkeerspaden treed dient veiligheidsschoenen te dragen. Daarnaast zijn onze trucks voorzien van blauwe lampen, dit dient als extra waarschuwing voor de komst van de truck.
In 2018 zijn we gestart met een VGWM- (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu) commissie. Verschillende disciplines zoals P&O, BHV, Facilitair en Technische Dienst zijn betrokken. Tijdens die bijeenkomsten worden onder andere acties uit de RIE opgepakt om zo een bijdrage te leveren aan betere veiligheid binnen Pondres.

Hoewel de continue doelstelling nul is, zijn er in 2018 twee bedrijfsongevallen binnen Operations geweest. Beide ongevallen vonden plaats vanwege een samenloop van omstandigheden. Veiligheid en awareness zijn opnieuw onder de aandacht van alle medewerker gebracht.

Sinds mei 2020 is het dragen van gehoorbescherming op de afdelingen print en productie verplicht gesteld.

Vervangen sealfolie LDPE naar duurzamere PLA folie

Voor een eerste klant is de LDPE sealfolie voor hun orders vervangen door de duurzamere en composteerbare PLA folie gemaakt van mais.

Dit betreft de verzending van een landelijk tijdschrift met een grote oplage.

Wagenpark

Initieel streven is een volledig hybride wagenpark. Streven op de lange termijn is een volledig elektrisch wagenpark. In 2020 zijn alle auto's hybride behalve één bestelbus. De eerste volledig elektrische auto is aangeschaft.

Minder milieubelasting.

Pondres laat betrokkenheid bij de leefomgeving zien.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage 2017 was 3,11%. Met 2,91% in 2018 zagen we een dalende trend die zich in 2019 voortzette naar 2,75%. Het eerste halfjaar van 2020 is het verzuimpercentage gestegen naar 4,0%. Mogelijke oorzaken zijn meer zieken t.g.v. corona (geen besmettingen) en verminderd zicht/sturing op het verzuim in 2019 vanwege onderbezetting op HR. In 2020 wordt de controle op het verzuimproces weer aangescherpt en wordt preventie een groter aandachtspunt.

Momenteel wordt onderzocht op welke manier het PMO actiever kan worden aangeboden.

Gezondere mensen.

Minder verletdagen, minder druk op aanwezige collega's. Gezondere en betrokken medewerkers.

Improvement Plans

Benchmark salarishuis

In 2020/2021 wordt een benchmark uitgevoerd om te toetsen of het salarishuis nog marktconform is en wijzigingen behoeft.
In augustus 2020 is opdracht aan een externe partij gegeven om met het onderzoek te starten.

Timeframe
Jul 1, 2020

Eigen FSC-keurmerk

Vanuit klanten en de organisatie is een wens ontstaan om Pondres ook FSC gecertificeerd te laten zijn. De business case hiervoor is gemaakt. Besluit hierover wordt in de tweede helft van 2020 genomen.

Timeframe
Dec 31, 2021

Gedragscode voor leveranciers (Code of conduct)

Er is een gedragscode opgesteld die dit jaar aan de grootste leveranciers wordt voorgelegd en toegelicht. Streven is in 2021 80% ondertekend retour te hebben ontvangen van de leveranciers.

Timeframe
Dec 31, 2021

Managementsysteem

Pondres heeft een managementsysteem aangeschaft dat gaat helpen met goede vastlegging en actieopvolging van Information Security (ISMS) en Privacy (PIMS) dashboard. De Security Officer en andere stakeholders krijgen hierdoor meer inzicht in o.a. de status, uitstaande taken, processen en incidenten. Binnen enkele maanden zijn we volledig operationeel.

Timeframe
Jan 1, 2020

Outsourcing IT serverpark

In 2018 is gestart met het outsourcen van IT serverpark naar RAM Infotechnologies. Zij zijn naast ISO 27001 ook ISO 9001 en ISO 14001 gecertificeerd en beschikken over een SOC2 -verklaring. Deze outsourcing vindt stapsgewijs plaats en zal pas medio 2021 zijn afgerond.

De kantooromgeving is voorjaar 2020 overgebracht en er is veel “legacy” opgeruimd. We zijn inmiddels onafhankelijk van de fysieke locatie van Pondres geworden.
De productieomgeving is voor een deel opgezet bij RAM-IT. Dat wordt een langdurig proces omdat we elke klant op de nieuwe omgeving moeten onboarden en bestaande klanten overhevelen, tegelijkertijd bouwen we de huidige omgeving af.
Uiteindelijk zal alleen de hoognodige lokale infrastructuur overblijven.

Timeframe
Jul 1, 2021

Periodieke controle op proces in-, door- en uitstroom medewerkers

Per kwartaal controleren of alle stappen in het indiensttredingsproces goed zijn doorlopen. Hetzelfde geldt voor het doorstroom en uitdiensttredingsproces.
Momenteel wordt bekeken of een checklist per medewerker (in dienst, uit dienst, functiewijziging) een nog beter instrument is om medewerkers te onboarden

Timeframe
Dec 31, 2020

Pondres Academy

In 2020 zijn alle functieprofielen in kaart gebracht en de hard en soft skills zijn bekend. Vervolgens is per medewerker bekeken hoe de medewerker t.o.v. het profiel scoort. Aan de hand van deze gap analyse worden acties bepaald voor 2020 en maatregelen getroffen. Acties kunnen zijn: opleidingen, POP's, interne training of coaching.
Om dit proces te stroomlijnen zijn de leidinggevenden getraind. In oktober 2020 volgt de training ontwikkelgesprekken voor de medewerkers.

Timeframe
Dec 31, 2020

Terugbrengen transportvolume

Voor veel webshopproducten zoals kleding worden sealbags gebruikt die vaak veel lucht bevatten. Door een effectievere manier van inpakken kunnen we de lucht eruit halen waardoor het transportvolume van het totaal aan verzendingen kleiner wordt. De investering hiervoor is alleen rendabel bij een bepaald volume. De business case wordt op dit moment herzien gezien de groei van de fulfillment activiteiten.

Timeframe
Dec 31, 2020

Terugdringen gasverbruik

Onderzoek loopt naar de inzet van warmtepompen om het gasverbruik terug te dringen. Inmiddels is er een offerte voorhanden.

Timeframe
Mar 1, 2021

Verduurzamen verpakking magazines

Pondres verzorgt onder andere de verzending van magazines voor uitgeverijen naar de abonnees. Deze zijn vaak verpakt in plastic. Vanuit onze klanten is de wens om dit te vervangen door papier. Hiervoor wordt samenwerking gezocht met een externe partner die de apparatuur hiervoor ter beschikking heeft.

Timeframe
Jun 30, 2021

Vernieuwen boiler

De intentie was om in 2018 een nieuwe boiler aan te schaffen die beduidend energiezuiniger zal zijn dan de huidige en daarmee een verbetering voor het milieu kan zijn. Echter, de verhuurder is pas bereid deze te vervangen als deze gebreken gaat vertonen. Naar verwachting wordt de boiler in 2020 vervangen.

Timeframe
Dec 31, 2020

Vervangen verlichting kantoorruimten

De TL-armaturen op de BG en de eerste verdieping van het kantoor zijn vervangen door LED-verlichten. De 2e verdieping wordt in 2020 aangepast.

Timeframe
Dec 31, 2020

Vervangen verlichting magazijn / opslag

De 300 TL-armaturen in het magazijn/opslag worden vervangen door LED-verlichting.

Timeframe
Dec 31, 2021

Zonnepanelen

Het dak van Pondres kan mogelijk wordt gebruikt voor zonnepanelen, via verhuur van het dak of zelf investeren. Er zijn offertes aangevraagd. Nader onderzoek en instemming van de verhuurder zijn nodig om eind 2020/begin 2021 tot een besluit te kunnen komen.

Timeframe
Mar 1, 2021

Certificates and Awards

Certificates

ISAE 3402 - Type 2

Organisaties zoals pensioenfondsen besteden non-core processen uit aan serviceorganisaties. Deze serviceorganisaties kunnen SaaS providers, pensioenuitvoerders of bijvoorbeeld datacenters zijn. De organisaties die processen uitbesteden blijven eindverantwoordelijk voor de interne beheersing. Hierdoor ontstaat de vraag hoe een serviceorganisatie processen beheerst; hoe zij omgaat met risicomanagement, informatiebeveiliging en anti-fraude. ISAE 3402 geeft een antwoord op deze vragen. Pondres heeft ook over 2019 een positieve type II verklaring ontvangen waarin wordt bevestigd dat aan alle controls is voldaan.

Valid until
Dec 31, 2020

ISO 14001

Bedrijven dienen op een verantwoordelijke wijze om te gaan met het milieu. Zorg voor het milieu is een belangrijk aandachtspunt in het beleid van Pondres. Wij hebben als leidraad gekozen voor de ISO 14001 norm.
Pondres (Tilburg) beschikt over dit milieucertificaat voor het toepassingsgebied: Dialoogmarketing, Print & Mail, e-Fulfilment (Nace code 22,25). Pondres heeft een gedocumenteerd en geïmplementeerd milieuzorgsysteem conform de norm NEN-EN-ISO 14001 (1996).
ISO 14001 is één van de normen van de ISO 14000 serie en wordt wereldwijd toegepast om milieuzorgsystemen op te zetten en te certificeren.

Valid until
Jan 13, 2022

ISO 27001

Aan: Pondres Direct Mail B.V. voor de uitvoering van dialoogmarketing, print, direct mail en e-fulfilment.

Valid until
Jan 1, 2021

ISO 9001

Kwaliteit loopt als een rode draad door de algehele bedrijfsvoering. Een optimaal functionerend kwaliteitsmanagementsysteem ligt hieraan ten grondslag. Wij hebben als leidraad gekozen voor de ISO 9001 norm. Pondres (Tilburg) beschikt over dit certificaat op het gebied van Dialoogmarkting, Print & Mail, e-Fulfilment.

Valid until
Jan 13, 2022

Third-party Assessments

Erkend Leerbedrijf

Pondres is door Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs
Bedrijfsleven (SBB) erkend als leerbedrijf conform de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.Pondres is daarmee bevoegd om beroepspraktijkvorming voor het middelbaar beroepsonderwijs te verzorgen.

Per 1-8-2015 wordt KCH SBB, Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven. Deze neemt erkenning als leerbedrijf automatisch over.

KVO

Het Keurmerk Veilig Ondernemen verbetert op een gestructureerde manier de veiligheid van winkelgebieden (KVO-W) en bedrijventerreinen (KVO-B).
Op 7 mei heeft de laatste audit plaatsgevonden voor het Keurmerk Veilig Ondernemen. Het certificaat is in juni 2019 beschikbaar gesteld. De officiële uitreiking vindt in november 2019 plaats.

Awards

Pondres twee keer in de Emerce Top 100 van de ‘Beste e-Business Bedrijven’!

De Emerce100 is een jaarlijkse uitgave van Emerce waarin beslissers uit de markt topleveranciers van e-business- en marketingdiensten beoordelen. Op basis van een 7-puntsschaal is bepaald hoe deze bedrijven hebben gepresteerd op de gebieden betrouwbaarheid, flexibiliteit, knowhow en prijs-kwaliteit.

Net als in de afgelopen jaren staat Pondres ookin 2019 weer de ranglijst van Emerce100. De e-businessmarkt telt inmiddels ruim 500 partijen op het gebied van online marketing, ICT en e-business.

Op het gebied van fulfilment warehousing hebben we 4,5 ster behaald en voor e-mailmarketing hebben wij 4 sterren behaald.

Received on
May 1, 2019